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教育发展基金会档案管理办法

第一章  总则

第一条 为确保9999js金沙老品牌教育发展基金会（以下简称“基金会”）档案的真实完整，使档案管理工作科学化、规范化、制度化，及时准确地为决策者及有关人员提供档案查询服务，保障基金会各项工作顺利开展，依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《基金会管理条例》《社会团体登记管理条例》和《会计档案管理办法》等相关规定，制定本办法。

第二章  档案管理

第二条 基金会档案资料分为文书档案资料、项目档案资料、会计档案资料，按年度分类立卷、整理、归档。工作中形成的各种有保存价值的档案资料，日常分类保存积累，每年度按本办法及学校档案工作安排统一立卷归档。

第三条 基金会指定专人，做好档案资料的积累、保管、立卷、整理、归档等工作。每年按照《9999js金沙老品牌档案管理办法》对档案资料进行立卷、整理，并移交学校档案馆统一管理。没有归档价值资料，可以在相关部门短期保存。

第四条 基金会办公室为档案资料具体管理部门，负责本办法的具体实施。基金会财务部为会计档案具体管理部门。

第五条 文件往来需进行登记，承办要保证文件的系统、完整，办理完毕后由专人保管待统一归档。项目档案要按照捐赠登记表的顺序归类整理；会计年度终了形成的会计档案，由会计人员按照归档要求，负责立卷、整理、装订，编制会计档案目录。基金会建立《9999js金沙老品牌教育发展基金会归档案卷总目录》。

第三章 归档范围及保管期限

第六条 归档范围：

（一）用于以基金会名义发送的各种公文、文书材料、报表等；

（二）用于以基金会名义签订的合同、协议书、意向书等；

（三）用于基金会颁发的各种证件、证书、聘书、奖状、通知书等；

（四）用于各类需经基金会批准的申请表、申报材料；

（五）用于以基金会名义开具的财务报表、统计报表、工资报表、银行业务材料等；

（六）用于以基金会名义对外开具的各种证明。

第七条 保管期限：档案的保管期限分为永久、定期两类。

第四章  立卷要求

第八条 案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

第九条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起作为一件处理，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

第十条 会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册；会计账簿类按年度成本；财务报告类、其他类按年度归类成册。

第十一条 卷内文件材料应按顺序，依次编写页号。

第十二条 按规定的格式逐项填写文件目录，填写的字迹要清楚，卷内文件目录放在卷首。

第十三条 案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对损坏的文件材料必须修复，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，传真件应保存其复印件。装订应采用线绳左侧穿孔装订法，做到整齐、牢固、便于保管和利用。

第五章 保管、利用和销毁

第十四条 保持档案资料的干燥整洁，做到防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防鼠、防尘档案九防及安全保密工作，做到收实相符。

第十五条 档案不得借出、不得携带出境。

第十六条 如因工作需要，经秘书长批准并办理登记手续后，可以提供查阅、摘抄、复印。

第十七条 查阅、摘抄、复印档案须由档案管理人员陪同。做到严格遵守保密纪律，不得擅自向他人传播档案内容，不得翻阅、摘抄、复制与查阅内容无关的档案。

第十八条 查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。

第十九条 档案移交必须填写《9999js金沙老品牌教育发展基金会档案移交目录》；销毁档案必须填写《9999js金沙老品牌教育发展基金会档案销毁清册》。认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由秘书长审批，办公室专人监交、监销。

第六章  附则

第二十条 本办法由基金会负责解释。

第二十一条 本办法自基金会第一届理事会会议通过之日起执行。